החותן של משה רבנו מלמד אותו ואת כולנו: כך בונים נכון ארגון עסקי

ביזור סמכויות

הדרך לשיפור הניהול בחברה עוברת בבדיקה אם שיטת הניהול הקיימת תואמת את אתגרי החברה. הבדיקה כוללת את הדברים הנראים ככשלים בניהול, איתור הבעיה האמיתית הגורמת לאותם כשלים והבנת המשמעויות של המשך קיום הכשלים.

המנהל צריך להבין כי אינו יכול להנהיג לבדו את החברה הגדולה. עומס האתגרים העומדים לפני מנהל החברה עצום (מול הדירקטוריון, הלקוחות, הספקים, העובדים, הרגולציה ועוד) ולכן המנהל חייב לבזר סמכויות ואחריות למנהלים נוספים בחברה. ומצאנו שיתרו מצא כשל בשיטת הניהול של משה. כשל בדמות עומס יתר על משה המנהל. ככתוב: "וַיָּבֹא יִתְרוֹ חֹתֵן מֹשֶׁה, וּבָנָיו וְאִשְׁתּוֹ--אֶל-מֹשֶׁה:  אֶל-הַמִּדְבָּר, אֲשֶׁר-הוּא חֹנֶה שָׁם--הַר הָאֱלֹהִים.  וַיְהִי, מִמָּחֳרָת, וַיֵּשֶׁב מֹשֶׁה, לִשְׁפֹּט אֶת-הָעָם; וַיַּעֲמֹד הָעָם עַל-מֹשֶׁה, מִן-הַבֹּקֶר עַד-הָעָרֶב ."(שמות, יח, ה, יג)

יתרו הגיע למסקנה כי הכשל נובע מבעיית "יתר ריכוז הסמכויות" שמשה נטל לעצמו. ככתוב: "וַיַּרְא חֹתֵן מֹשֶׁה, אֵת כָּל-אֲשֶׁר-הוּא עֹשֶׂה לָעָם; וַיֹּאמֶר, מָה-הַדָּבָר הַזֶּה אֲשֶׁר אַתָּה עֹשֶׂה לָעָם--מַדּוּעַ אַתָּה יוֹשֵׁב לְבַדֶּךָ, וְכָל-הָעָם נִצָּב עָלֶיךָ מִן-בֹּקֶר עַד-עָרֶב. וַיֹּאמֶר מֹשֶׁה, לְחֹתְנוֹ:  כִּי-יָבֹא אֵלַי הָעָם, לִדְרֹשׁ אֱלֹהִים. כִּי-יִהְיֶה לָהֶם דָּבָר, בָּא אֵלַי, וְשָׁפַטְתִּי, בֵּין אִישׁ וּבֵין רֵעֵהוּ; וְהוֹדַעְתִּי אֶת-חֻקֵּי הָאֱלֹהִים, וְאֶת-תּוֹרֹתָיו". (שמות, יד-טז)

ומאחר שמשה היה היחיד שכל העם בא אליו בשאלות, הרי שנוצר עומס עצום על משה, והוא לא הצליח להתפנות לשום דבר נוסף.

ריכוז הסמכויות המופרז למנהל אחד פוגע בחברה כולה. וַיֹּאמֶר חֹתֵן מֹשֶׁה, אֵלָיו: לֹא-טוֹב, הַדָּבָר, אֲשֶׁר אַתָּה, עֹשֶׂה. נָבֹל תִּבֹּל--גַּם-אַתָּה, גַּם-הָעָם הַזֶּה אֲשֶׁר עִמָּךְ: כִּי-כָבֵד מִמְּךָ הַדָּבָר, לֹא-תוּכַל עֲשֹׂהוּ לְבַדֶּךָ. עַתָּה שְׁמַע בְּקֹלִי, אִיעָצְךָ, וִיהִי אֱלֹהִים, עִמָּךְ; הֱיֵה אַתָּה לָעָם, מוּל הָאֱלֹהִים, וְהֵבֵאתָ אַתָּה אֶת-הַדְּבָרִים, אֶל-הָאֱלֹהִים. וְהִזְהַרְתָּה אֶתְהֶם, אֶת-הַחֻקִּים וְאֶת-הַתּוֹרֹת; וְהוֹדַעְתָּ לָהֶם, אֶת-הַדֶּרֶךְ יֵלְכוּ בָהּ, וְאֶת-הַמַּעֲשֶׂה, אֲשֶׁר יַעֲשׂוּן.ְ אַתָּה תֶחֱזֶה מִכָּל-הָעָם אַנְשֵׁי-חַיִל יִרְאֵי אֱלֹהִים, אַנְשֵׁי אֱמֶת--שֹׂנְאֵי בָצַע; וְשַׂמְתָּ עֲלֵהֶם, שָׂרֵי אֲלָפִים שָׂרֵי מֵאוֹת, שָׂרֵי חֲמִשִּׁים, וְשָׂרֵי עֲשָׂרֹות. וְשָׁפְטוּ אֶת-הָעָם, בְּכָל-עֵת, וְהָיָה כָּל-הַדָּבָר הַגָּדֹל יָבִיאוּ אֵלֶיךָ, וְכָל-הַדָּבָר הַקָּטֹן יִשְׁפְּטוּ-הֵם; וְהָקֵל, מֵעָלֶיךָ, וְנָשְׂאוּ, אִתָּךְ. אִם אֶת-הַדָּבָר הַזֶּה, תַּעֲשֶׂה, וְצִוְּךָ אֱלֹהִים, וְיָכָלְתָּ עֲמֹד; וְגַם כָּל-הָעָם הַזֶּה, עַל-מְקֹמוֹ יָבֹא בְשָׁלוֹם". (שמות, יח, י"ז-כג)

השכנוע לבצע שינוי

כדי לשכנע מנהל או קבוצת אנשים לבצע שינוי, יש צורך לחשוב מה יניע אותם לבצע את השינוי. בדרך כלל אנשים מעדיפים להישאר באזור הנוחות שלהם. אפשר לשכנע בצורך לבצע שינוי באמירה כי אם יימשך המצב הנוכחי החברה תתמוטט, או אם יבוצע השינוי החברה תצליח וכולם ירוויחו מכך.

ומצאנו, כי יתרו ניסה לשכנע את משה לבצע שינוי בצורת הניהול שלו, וכדי שהצעתו תתקבל על ידי משה, יתרו הבין שלמשה חשוב כיצד השינוי יתקבל על ידי אלוקים. לכן אמר למשה, כי השינוי יהיה מקובל על ידי ה'. ככתוב: "עַתָּה שְׁמַע בְּקֹלִי, אִיעָצְךָ, וִיהִי אֱלֹהִים, עִמָּךְ; הֱיֵה אַתָּה לָעָם, מוּל הָאֱלֹהִים, וְהֵבֵאתָ אַתָּה אֶת-הַדְּבָרִים, אֶל-הָאֱלֹהִים". (שמות יח, יט). אִם אֶת-הַדָּבָר הַזֶּה, תַּעֲשֶׂה, וְצִוְּךָ אֱלֹהִים, וְיָכָלְתָּ עֲמֹד; וְגַם כָּל-הָעָם הַזֶּה, עַל-מְקֹמוֹ יָבֹא בְשָׁלוֹם". (שמות, יח, כג)

מבנה ארגוני

הנהגת החברה תיעשה במבנה ארגוני של פירמידה היררכית, בשיתוף פעולה ובעבודת צוות, תוך האצלת סמכויות למנהלים בכל הרמות. למנהל בכל רמה יהיו הסמכות והאחריות לטיפול בכל מה שהוגדר בתפקידו. העובדים הכפופים לאותו מנהל יפנו אליו בכל הקשור לתפקידם בחברה, ולא יעקפו את המנהל הישיר שלהם. ומצאנו כי יתרו המליץ למשה, שמשה יהיה הרמה הבכירה ביותר מול אלוקים. תשובה תיענה לפי שרשרת הפיקוד. בראש הפירמידה, יהיה כאמור, משה. ככתוב: "עַתָּה שְׁמַע בְּקֹלִי, אִיעָצְךָ, וִיהִי אֱלֹהִים, עִמָּךְ; הֱיֵה אַתָּה לָעָם, מוּל הָאֱלֹהִים, וְהֵבֵאתָ אַתָּה אֶת-הַדְּבָרִים, אֶל-הָאֱלֹהִים". (שמות יח, יט).

ומצאנו שיתרו יעץ למשה להנהיג את העם במבנה ארגוני של פירמידה, בעבודת צוות ובביזור סמכויות. ככתוב: "וְאַתָּה תֶחֱזֶה מִכָּל-הָעָם אַנְשֵׁי-חַיִל יִרְאֵי אֱלֹהִים, אַנְשֵׁי אֱמֶת--שֹׂנְאֵי בָצַע; וְשַׂמְתָּ עֲלֵהֶם, שָׂרֵי אֲלָפִים שָׂרֵי מֵאוֹת, שָׂרֵי חֲמִשִּׁים, וְשָׂרֵי עֲשָׂרֹת. וְשָׁפְטוּ אֶת-הָעָם, בְּכָל-עֵת, וְהָיָה כָּל-הַדָּבָר הַגָּדֹל יָבִיאוּ אֵלֶיךָ, וְכָל-הַדָּבָר הַקָּטֹן יִשְׁפְּטוּ-הֵם; וְהָקֵל, מֵעָלֶיךָ, וְנָשְׂאוּ, אִתָּךְ". (שמות יח, כא-כב)

שרי אלפים = מנהל הממונה על עשרה כפיפים (בכל אלף של עשר מאות).  שרי מאות = מנהל הממונה על שני כפיפים (בכל מאה יש שני חמישים). שרי חמישים = ממונה על חמישה כפיפים (בכל חמישים יש חמש עשרות). שרי עשרות = ממונה על עשרה כפיפים (בכל עשר יש עשרה יחידים).

הבהרת הנהלים

יש להגדיר נוהלי עבודה מפורטים, לפרסמם, להדריך על פיהם וליישם אותם בכל הליכי העבודה בחברה. יש לבצע רענונים תקופתיים בנוהלי העבודה ולעדכנם בהתאם להתפתחויות ולנסיבות. ומצאנו, כי יתרו הציע למשה לכתוב נהלים, לפרסם אותם לבני ישראל, ולהבהיר להם כי עליהם לקיים את הנהלים. ככתוב: "וְהִזְהַרְתָּה אֶתְהֶם אֶת הַחֻקִּים וְאֶת הַתּוֹרֹת, וְהוֹדַעְתָּ לָהֶם אֶת הַדֶּרֶךְ יֵלְכוּ בָהּ וְאֶת הַמַּעֲשֶׂה אֲשֶׁר יַעֲשׂוּן" (שמות יח, כ). צריך להתריע על הצורך לקיים את הנהלים לפני שמענישים על אי־ביצועם.

תכנון מאסטרטגיה לטקטיקה

החברה תתכנן תחילה את האסטרטגיה (לאן היא רוצה להגיע) ומהאסטרטגיה תגיע לטקטיקה - כיצד לבצע את שצריך כדי להגיע לחזון האסטרטגי. ומצאנו כי יתרו הציע למשה לקבוע אסטרטגיה, וממנה לגזור טקטיקה. ככתוב: "וְהִזְהַרְתָּה אֶתְהֶם אֶת הַחֻקִּים וְאֶת הַתּוֹרֹת, וְהוֹדַעְתָּ לָהֶם אֶת הַדֶּרֶךְ יֵלְכוּ בָהּ וְאֶת הַמַּעֲשֶׂה אֲשֶׁר יַעֲשׂוּן" (שמות יח, כ).

איוש מנהלים

בחירת המנהלים היא מלאכה מורכבת וחשובה ביותר לקידום החברה. המנהלים הם אלו שיצעידו את החברה להשגת החזון. ממילא אם ייבחרו האנשים המתאימים החברה תצליח, ואם לא - החברה תיכשל. על המועמדים לתפקידי ניהול להיות בעלי כישורי ניהול. המועמדים צריכים להיבחר מבין כל האנשים, תוך שמירה על שוויון הזדמנויות. הם צריכים להיות בעלי תכונות רבות, בהן ביצועיסטים אשר יצעידו את החברה בנחישות לעבר החזון. ממושמעים, אשר יפעלו בהתאם לנוהלי החברה. מציאותיים, היודעים לזהות את הנתונים ולנתח מה אפשר לעשות לפי הנתונים. ישרים, אשר ינהגו לפי החוק וללא משוא פנים.

ומצאנו שיתרו יעץ למשה לאתר את האנשים שיש להם כישורים לתפקד כמנהלים. ככתוב: "וְאַתָּה תֶחֱזֶה מִכָּל הָעָם אַנְשֵׁי חַיִל, יִרְאֵי אֱלֹהִים, אַנְשֵׁי אֱמֶת, שֹׂנְאֵי בָצַע, וְשַׂמְתָּ עֲלֵהֶם שָׂרֵי אֲלָפִים שָׂרֵי מֵאוֹת, שָׂרֵי חֲמִשִּׁים וְשָׂרֵי עֲשָׂרֹת." (שמות יח, כא)

ומפרשים "אנשי חיל" = ביצועיסטים. "יראי אלוקים" = ישמרו על החוקים והנהלים, "אנשי אמת" = מכירים את העובדות, "שונאי בצע" = אי אפשר לשחד אותם.

אחריות המנהל

יש לקבוע את האחריות והסמכות של כל מנהל ומנהל. אחריות ללא סמכות אינה מספיקה, משום שהמנהל לא יוכל לבצע את מה שהוא אחראי לו ללא שניתנה לו סמכות (משאבים כספיים, יכולת לגייס אנשי מכירות שהוא יבחר וכדומה).

וכך מנהל האחראי ליחידה עסקית המונה אלף עובדים צריך לקבל סמכות לנהל את כל עובדיו. ומצאנו שיתרו יעץ למשה, כי המנהלים (השרים) יהיו ממונים על השפיטה ובאחריותם לשפוט את העם בכל עת. ככתוב: "ושפטו את העם בכל עת". (שמות יח, כב)

ניהול לפי יעדים

ניהול החברה ייעשה בהתאם ליעדים שנקבעו לקידום החברה לעבר החזון. יש ליצור מבנה ארגוני הכולל היררכייה ניהולית, כך שגם ברמות הניהול הנמוכות יוכלו מנהלים לקדם ולפתור בעיות. ומצאנו, כי יתרו יעץ למשה לנהל את העם בצורה כזאת שרק הדברים הגדולים יגיעו אל משה, וכל היתר ייפתר ברמות הנמוכות יותר. ככתוב: "והיה כל דבר גדול יביאו אליך, וכל דבר קטן, ישפטו הם". (שמות יח, כב)

יישום ההמלצה

לאחר שהוועדה/היועץ הגישו את המלצתם למנכ"ל החברה, על המנכ"ל להחליט איזו המלצה ליישם ובאיזו צורה. המנכ"ל הוא הממונה על החברה, ומחובתו לעשות כל מה שיוביל לקידומה. כמו כן, לאחר שהוחלט לבצע דבר מסוים, יש להקפיד שהביצוע יהיה בהתאם להחלטה, אלא אם כן השתנו הנסיבות. ומצאנו כי משה שמע לעצת יתרו ויישם את שהמליץ, למעט כמה שינויים. שכן, בעצת יתרו נאמר למשה לבחור אנשי חיל יראי אלוקים, אנשי אמת, שונאי בצע, ומשה בחר רק באנשי חיל (ולא הקפיד לבחור אנשי חיל יראי אלוקים, אנשי אמת, שונאי בצע). ככתוב: "וַיִּשְׁמַע מֹשֶׁה לְקוֹל חֹתְנוֹ, וַיַּעַשׂ כֹּל אֲשֶׁר אָמָר.  וַיִּבְחַר מֹשֶׁה אַנְשֵׁי חַיִל מִכָּל יִשְׂרָאֵל וַיִּתֵּן אֹתָם רָאשִׁים עַל הָעָם: שָׂרֵי אֲלָפִים, שָׂרֵי מֵאוֹת, שָׂרֵי חֲמִשִּׁים וְשָׂרֵי עֲשָׂרֹת". (שמות יח, כד-כה)

וכן המליץ יתרו למשה כי כל הדבר הגדול יביאו אל משה, וכל הדבר הקטון ישפטו השרים, ואילו משה קבע כי כל הדבר הקשה יביאו אליו, וכל הדבר הקטון ישפטו השרים. ככתוב: "וְשָׁפְטוּ אֶת הָעָם בְּכָל עֵת, אֶת הַדָּבָר הַקָּשֶׁה יְבִיאוּן אֶל מֹשֶׁה וְכָל הַדָּבָר הַקָּטֹן יִשְׁפּוּטוּ הֵם.  וַיְשַׁלַּח מֹשֶׁה אֶת חֹתְנוֹ, וַיֵּלֶךְ לוֹ אֶל אַרְצוֹ." (שמות, כו-כז)

הכרת טובה

יש להטמיע בחברה תרבות של הכרת הטובה זה לזה. הדבר יוביל לאווירת עבודה טובה יותר ולשיתוף פעולה ועזרה הדדית בין כל מרכיבי החברה. ומצאנו כי משה הודה ליתרו על שיעץ לו לשנות את שיטת הניהול שלו. ככתוב: "וישלח משה את חותנו וילך לו לארצו" (שמות, יח, כז). ומפרש דעת מקרא: "שעשה שמחה לכבודו ונתן לו מתנות וליווהו כברת דרך".

קבלת משוב

תנאי חשוב להצלחה ולהתקדמות הוא קבלת משוב והיזון חוזר. יש להנהיג בחברה תרבות של פתיחות לקבלת משוב, קבלת עצה וקבלת דעות השונות מהמקובל, ללא שהנותן את העצה או הדעה החריגה יחשוש להמשך קידומו בחברה. לדוגמה, ידוע הליך התחקור הטוב בחיל האוויר, הליך המבוסס על פתיחות מלאה. כל אחד מהמשתתפים מחווה את דעתו, והטייסים שביצעו את הטיסה מציגים מה בדיוק קרה בטיסה, במה שגו ובמה הצליחו. וכך כולם מפיקים את הלקחים למקרים הבאים, והטייסים שחשפו את טעותם אינם חוששים להמשך עתידם בחיל האוויר.

ומצאנו כי משה רבנו היה מוכן לשמוע לעצת יתרו ואף ביצע את רוב עצתו. ככתוב: "וישמע משה לקול חותנו ויעש כל אשר אמר". (שמות יח, כד).

הסמכות לנהל

המנהל יקרין כלפי חוץ את הסמכות שיש למנהלים הכפופים לו. המנהל יקבע ישיבות הנהלה, סמלי סטטוס למנהלים (דוגמת מכוניות, משרד וכיוצ"ב). ומובן שהמנהל יתייחס בכבוד למנהלים הכפופים לו ויגַבה אותם בעת הצורך.

ומצאנו, שה' קרא את משה אל ראש ההר, ובכך ראו בני ישראל שמשה עולה אל המקום שהם אינם רשאים לעלות אליו. וממילא התחזקה אצלם תחושת הכבוד והסמכות של משה רבנו. ככתוב: "ויקרא ה' למשה אל ראש ההר, ויעל משה" (שמות יט, כ).

הדבקות באמת

יש להנהיג בחברה תרבות של דבקות באמת ואמירת האמת. דבר זה יביא את המנהלים והעובדים לומר את דעותיהם ללא חשש. וממילא יגבר סיעור המוחות בחברה ואמינות החברה בכלל ועובדיה בפרט תגדל.

 ומצאנו כי יתרו דבק באמת שהוא האמין בה. חז"ל מספרים (סוטה, יז, ב ושמות רבה א, יב) כי יתרו, שהיה מיועצי פרעה, לא הסכים להרע לעם ישראל כדרישת פרעה מלך מצרים, ומכיוון שדעתו לא התקבלה הוא נאלץ לברוח מאימת פרעה.

להחליט ולבצע

חשוב לאתר הזדמנויות, סכנות, שינויים ורחשים. האיתור כשלעצמו אינו מספיק. האיתור מהווה שלב ראשון, ולאחריו יש לנתח, להפנים את המשמעות ולקבל החלטות לביצוע, ואז לבצע את ההחלטות שהתקבלו. ומצאנו כי יתרו שמע על הניסים שעשה ה' לעם ישראל, הפנים את המשמעות ועשה מעשה. ככתוב: "וַיִּשְׁמַע יִתְרוֹ כֹהֵן מִדְיָן חֹתֵן מֹשֶׁה אֵת כָּל אֲשֶׁר עָשָׂה אֱלֹהִים לְמֹשֶׁה וּלְיִשְׂרָאֵל עַמּוֹ, כִּי הוֹצִיא יְהוָה אֶת יִשְׂרָאֵל מִמִּצְרָיִם. וַיִּקַּח יִתְרוֹ חֹתֵן מֹשֶׁה אֶת צִפֹּרָה אֵשֶׁת מֹשֶׁה, אַחַר שִׁלּוּחֶיהָ. וְאֵת שְׁנֵי בָנֶיהָ, אֲשֶׁר שֵׁם הָאֶחָד גֵּרְשֹׁם, כִּי אָמַר: גֵּר הָיִיתִי בְּאֶרֶץ נָכְרִיָּה .וְשֵׁם הָאֶחָד אֱלִיעֶזֶר, כִּי אֱלֹהֵי אָבִי בְּעֶזְרִי וַיַּצִּלֵנִי מֵחֶרֶב פַּרְעֹה. וַיָּבֹא יִתְרוֹ חֹתֵן מֹשֶׁה וּבָנָיו וְאִשְׁתּוֹ אֶל מֹשֶׁה, אֶל הַמִּדְבָּר אֲשֶׁר הוּא חֹנֶה שָׁם, הַר הָאֱלֹהִים". (שמות יח, א-ה)

ויש חשיבות לשמיעה הפנימית, שזוהי השמיעה הכרוכה בהבנה הנפשית, שעליה ביקש שלמה המלך מהקב"ה: "ונתת לעבדך לב שומע לשפוט את עמך, להבין בין טוב לרע" (מלכים א ג, ט).

הקושי שבהתחלה

כל ההתחלות קשות. חברה בתחילת דרכה תעבור התחלה קשה. לאחר קשיי ההתחלה, אם פועלים נכון העניינים מסתדרים. אין לחשוש מהקשיים שבהתחלה ואין לתת לאותם קשיים לשתק אותנו או להוריד את רוחנו.

יש לפעול בנחישות ובהתמדה ולהיערך היטב להתחלה ולהמשך. ומצאנו שה' אמר למשה: "וּמֹשֶׁה עָלָה אֶל הָאֱלֹהִים, וַיִּקְרָא אֵלָיו יְהוָה מִן הָהָר לֵאמֹר: "כֹּה תֹאמַר לְבֵית יַעֲקֹב וְתַגֵּיד לִבְנֵי יִשְׂרָאֵל. אַתֶּם רְאִיתֶם אֲשֶׁר עָשִׂיתִי לְמִצְרָיִם, וָאֶשָּׂא אֶתְכֶם עַל כַּנְפֵי נְשָׁרִים וָאָבִא אֶתְכֶם אֵלָי. וְעַתָּה אִם שָׁמוֹעַ תִּשְׁמְעוּ בְּקֹלִי וּשְׁמַרְתֶּם אֶת בְּרִיתִי, וִהְיִיתֶם לִי סְגֻלָּה מִכָּל הָעַמִּים כִּי לִי כָּל הָאָרֶץ (שמות יט, ג-ה). ופירש רש"י על "ועתה אם שמוע תשמעו בקולי" - שכל ההתחלות קשות. ומוסיף רש"י ואומר: "אם עתה תקבלו עליכם, יערב לכם מכאן ואילך".

הפרק מתוך הספר 'סודות הניהול - על פי פרשות השבוע' שנכתב על ידי תת-ניצב (בדימוס) עו"ד אורי אנגלהרד.